Dalam pengiriman B2B, sumber masalahnya kadang sederhana: kesalahan data pengiriman yang sering membuat cargo tertunda bisa bermula dari informasi yang berbeda antara tim penjualan, gudang, administrasi, dan penerima barang. Setiap bagian mungkin merasa menggunakan data yang benar, padahal acuannya berbeda atau perubahan terakhir belum disampaikan kepada semua pihak.
Akibatnya, barang yang sudah siap dikirim bisa tertahan sementara karena tim perlu memastikan informasi mana yang harus digunakan. Kondisi seperti ini bisa dihindari jika pemeriksaan data menjadi bagian dari alur kerja sejak awal, bukan baru dilakukan ketika barang hampir diserahkan kepada pihak pengangkut.
1. Kode Barang Tidak Sama dengan Nama yang Dikenali Penerima
Di lingkungan perusahaan, satu barang bisa memiliki beberapa sebutan. Tim gudang mungkin mengenal produk berdasarkan kode SKU atau nomor inventaris, sedangkan bagian pembelian menggunakan nama pada purchase order (PO). Penerima pun bisa memakai nama model yang berbeda.
Perbedaan istilah tersebut belum tentu menandakan barang yang salah. Masalah muncul ketika orang yang memeriksa pengiriman tidak bisa memastikan apakah semua nama itu merujuk pada produk yang sama.
Untuk menghindarinya, gunakan nama barang yang mudah dikenali dan tambahkan kode produk jika diperlukan. Apabila ada beberapa varian yang bentuknya serupa, cantumkan tipe atau modelnya agar tidak tertukar. Dengan informasi yang jelas, tim tidak perlu menghabiskan waktu untuk memastikan identitas barang dari awal.
2. Satuan Jumlah Tidak Dijelaskan dengan Jelas
Kesalahan data tidak selalu berupa angka yang salah ketik. Terkadang, angka sudah benar, tetapi satuan yang digunakan justru menimbulkan perbedaan pemahaman.
Misalnya, daftar pesanan mencatat 12 set, sementara catatan gudang menuliskan 12 unit. Angkanya sama, tetapi jumlah barang yang dimaksud belum tentu sama. Hal serupa dapat terjadi ketika satu bagian menghitung isi karton, sedangkan bagian lain menghitung jumlah kartonnya.
Biasakan menuliskan satuan secara lengkap dan konsisten. Jika satu set terdiri dari beberapa komponen atau satu karton berisi sejumlah unit, jelaskan hubungan antarjumlah tersebut. Langkah sederhana ini membantu tim memeriksa data tanpa harus menebak maksud angka yang tercantum.
3. Informasi Penerima Sudah Tidak Sesuai
Perusahaan yang memiliki beberapa cabang, gudang, atau lokasi proyek perlu memastikan bahwa informasi penerima selalu diperbarui. Nama perusahaan bisa tetap sama meskipun lokasi penerimaan barang sudah berubah.
Masalah juga bisa muncul ketika nama kontak yang tercatat sudah tidak bertugas atau nomor telepon penerima tidak lagi aktif. Jika informasi ini baru diketahui ketika barang tiba, proses serah terima bisa terganggu karena tim perlu mencari kontak yang tepat.
Sebelum pengiriman dijadwalkan, pastikan alamat yang digunakan memang lokasi penerimaan yang dimaksud. Periksa juga apakah kontak penerima masih bisa dihubungi dan apakah pihak tujuan sudah mengetahui rencana kedatangan barang.
Untuk pengiriman ke proyek atau fasilitas yang memiliki prosedur penerimaan tertentu, pastikan orang yang bertanggung jawab di lokasi sudah memberikan informasi yang diperlukan.
4. Perubahan Pesanan Tidak Diketahui Semua Bagian
Perubahan jumlah atau tujuan pengiriman merupakan hal yang biasa dalam kegiatan bisnis. Masalahnya, informasi terbaru terkadang hanya diketahui oleh satu bagian, sedangkan bagian lain masih bekerja menggunakan catatan lama.
Sebagai contoh, tim penjualan telah menyetujui pengiriman sebagian pesanan, tetapi gudang masih menyiapkan seluruh barang. Jika perbedaan ini baru diketahui ketika dilakukan pemeriksaan akhir, pekerjaan yang sudah dilakukan mungkin harus diulang.
Perusahaan sebaiknya menetapkan satu tempat sebagai acuan informasi terbaru. Setiap perubahan perlu dicatat dengan jelas, termasuk bagian yang berubah dan pihak yang menyetujuinya. Dokumen lama juga perlu ditandai agar tidak digunakan kembali tanpa sengaja.
Dengan cara ini, tim bisa mengetahui versi informasi mana yang berlaku tanpa harus mencari-cari pesan lama di berbagai percakapan.
5. Data dari Beberapa Pemasok Tidak Dicocokkan
Dalam pengadaan barang perusahaan, satu pengiriman bisa terdiri dari barang yang berasal dari beberapa pemasok. Masing-masing pemasok mungkin menggunakan format daftar barang, kode produk, atau satuan yang berbeda.
Ketika seluruh informasi digabungkan, perbedaan tersebut dapat membuat data sulit diperiksa. Nama yang berbeda bisa merujuk pada produk yang sama, sementara kode yang mirip bisa merujuk pada barang yang berbeda.
Sebelum menggabungkan data, samakan format kolom yang digunakan dan periksa kembali nama barang, kode, satuan, serta jumlahnya. Jika ada keterangan yang belum jelas, minta konfirmasi kepada pemasok terkait daripada mengisi informasi berdasarkan perkiraan.
Pemeriksaan ini sangat berguna untuk perusahaan yang rutin menerima barang dari banyak pemasok, terutama ketika daftar yang harus dicocokkan cukup panjang.
Cara Mencegah Kesalahan Data Sebelum Pengiriman
Perusahaan tidak harus langsung menggunakan sistem yang rumit untuk mengurangi masalah ini. Langkah awal yang bisa dilakukan adalah menentukan siapa yang bertugas mengisi, memeriksa, dan menyetujui data pengiriman.
Sebelum informasi diteruskan kepada pihak pengangkut, cocokkan identitas barang, satuan jumlah, alamat tujuan, kontak penerima, dan perubahan terakhir. Checklist ini membantu mencegah kesalahan data pengiriman yang sering membuat cargo tertunda sejak sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut.
Jika perusahaan menggunakan lembar kerja bersama, pastikan setiap bagian mengetahui versi data yang harus dipakai. Hindari menyimpan beberapa versi dokumen dengan nama yang hampir sama karena dapat membuat staf salah mengambil berkas.
Tandai informasi yang masih menunggu konfirmasi agar tidak dianggap sebagai data final. Tentukan pula siapa yang bertanggung jawab menindaklanjutinya. Dengan pembagian tugas yang jelas, masalah bisa diselesaikan sebelum memengaruhi tahapan pengiriman berikutnya.
Mengapa Konsistensi Data Penting dalam Operasional B2B?
Ketika beberapa bagian perusahaan menggunakan acuan yang sama, koordinasi menjadi lebih mudah. Tim gudang mengetahui barang yang harus disiapkan, administrasi bisa memastikan informasi yang digunakan sudah sesuai, dan penerima mendapatkan keterangan yang cocok dengan pesanan mereka.
Dalam operasional B2B, kesalahan data pengiriman yang sering membuat cargo tertunda bisa menjadi bahan evaluasi untuk mengetahui bagian mana yang paling sering mengalami ketidaksesuaian. Dari situ, perusahaan dapat memperbaiki alur pemeriksaan sesuai dengan masalah yang benar-benar terjadi.
Untuk pembahasan pendamping, baca juga artikel BJA Logistic tentang bagaimana menyiapkan dokumen pengiriman untuk barang perusahaan. Artikel tersebut membahas persiapan dokumen, sedangkan artikel ini lebih berfokus pada konsistensi informasi dan koordinasi antarbagian.
Sebagai referensi tambahan mengenai ketentuan angkutan barang di jalan, perusahaan dapat membaca Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 60 Tahun 2019 melalui JDIH BPK. Peraturan tersebut membahas penyelenggaraan angkutan barang dengan kendaraan bermotor di jalan, bukan secara khusus prosedur pemeriksaan data internal perusahaan.
Informasi mengenai layanan pengiriman BJA Logistic dapat dilihat melalui website resmi BJA Logistic. Jika membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai pengiriman cargo untuk kebutuhan perusahaan, Anda juga dapat menghubungi tim BJA Logistic melalui WhatsApp 0815-1333-5157.
Dengan memastikan setiap bagian menggunakan acuan data yang sama dan menyampaikan setiap perubahan kepada pihak terkait, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan data pengiriman yang sering membuat cargo tertunda. Tim juga tidak perlu berulang kali memeriksa informasi yang berbeda, sehingga proses penyiapan barang bisa berjalan lebih teratur.
