Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?

Untuk memahami cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang, perusahaan perlu memulai dari pencatatan yang jelas dan mudah diperiksa. Ketika puluhan kardus, beberapa peti, atau berbagai jenis produk dikirim sekaligus, mencatat jumlah keseluruhan saja belum cukup. Petugas juga perlu mengetahui isi setiap kemasan dan cara membedakan satu koli dari koli lainnya.

Daftar koli membantu pengirim dan penerima mengetahui jumlah kemasan serta isi masing-masing kemasan. Dokumen ini berguna ketika satu pengiriman terdiri dari berbagai jenis produk, perlengkapan kantor, atau barang yang nantinya akan dibagikan ke beberapa bagian.

Bedakan Jumlah Koli dan Jumlah Barang

Sebelum membuat tabel, pastikan jumlah kemasan tidak tercampur dengan jumlah unit barang. Koli merupakan satuan kemasan, seperti kardus, peti, atau paket. Sementara itu, jumlah barang menunjukkan banyaknya unit yang berada di dalam kemasan tersebut.

Misalnya, sebuah perusahaan mengirim 30 unit perlengkapan kantor yang dikemas dalam enam kardus. Jumlah barangnya 30 unit, sedangkan jumlah kolinya enam. Angka ini perlu dicatat secara terpisah agar penerima tidak salah memahami jumlah kiriman.

Perbedaan tersebut terlihat sederhana, tetapi penting saat barang diperiksa satu per satu. Jika jumlah unit dan jumlah koli ditulis dalam kolom yang sama, orang yang membaca daftar bisa keliru menafsirkan catatannya.

Beri Nomor pada Setiap Kemasan

Cara paling mudah untuk membedakan kemasan adalah memberi nomor berurutan, misalnya Koli 01, Koli 02, Koli 03, dan seterusnya. Tuliskan nomor yang sama pada label fisik dan daftar koli.

Bayangkan sebuah pengiriman terdiri dari 25 kardus. Dengan penomoran berurutan, petugas dapat memeriksa apakah seluruh kemasan sudah terkumpul. Jika nomor 17 belum ditemukan, pemeriksaan bisa langsung diarahkan pada koli tersebut tanpa menghitung ulang semua kardus dari awal.

Jika pengiriman berisi barang untuk beberapa departemen atau cabang, perusahaan juga bisa menambahkan kode kelompok. Namun, gunakan format sederhana dan pastikan semua orang memahami arti kodenya. Jangan sampai label terlalu rumit sehingga justru memperlambat pemeriksaan.

Tuliskan Isi Koli dengan Jelas

Nomor pada kardus akan lebih bermanfaat jika daftar juga menjelaskan isi di dalamnya. Hindari keterangan terlalu umum, seperti “barang campuran”, terutama jika kemasan tersebut berisi beberapa jenis produk yang perlu diperiksa secara terpisah.

Contohnya, Koli 01 berisi lima keyboard, Koli 02 berisi lima mouse, dan Koli 03 berisi tiga perangkat jaringan. Dengan rincian seperti ini, penerima bisa mengetahui barang apa yang seharusnya ada di setiap kemasan.

Saat menerapkan cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang, gunakan nama barang yang biasa dipakai perusahaan. Jika barang memiliki kode produk, nomor inventaris, atau kode pesanan, cantumkan informasi tersebut agar tidak tertukar dengan barang lain yang bentuknya mirip.

Kolom yang bisa digunakan meliputi:

1. Nomor koli.
2. Nama atau kode barang.
3. Jumlah unit dalam kemasan.
4. Jenis kemasan.
5. Berat atau dimensi jika diperlukan.
6. Catatan tambahan untuk kebutuhan pemeriksaan.

Tidak semua pengiriman membutuhkan seluruh kolom tersebut. Pilih informasi yang benar-benar berguna untuk jenis barang yang dikirim.

Susun Daftar dalam Tabel Sederhana

Spreadsheet bisa menjadi pilihan praktis untuk menyusun daftar koli. Data lebih mudah diperiksa, baris dapat ditambahkan saat diperlukan, dan jumlah kemasan bisa dicocokkan sebelum dokumen digunakan.

Agar cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang mudah diterapkan, gunakan tabel dengan kolom yang jelas dan hindari menggabungkan terlalu banyak informasi dalam satu sel.

Contoh formatnya:

Tabel di atas hanya contoh format. Sesuaikan rincian dengan barang yang benar-benar dikirim.

Jika satu kardus berisi beberapa jenis barang, gunakan beberapa baris dengan nomor koli yang sama atau buat lembar rincian tambahan. Cara ini membuat isi setiap kemasan tetap mudah dibaca tanpa memperbesar tabel secara berlebihan.

Periksa Kembali Sebelum Barang Dikirim

Setelah daftar selesai dibuat, cocokkan isinya dengan kemasan yang sudah disiapkan. Periksa nomor koli, nama barang, dan jumlah unit. Jika ada kardus yang isinya berubah setelah pencatatan, perbarui daftar sebelum digunakan.

Penerapan cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang membantu perusahaan menemukan perbedaan antara catatan dan kondisi fisik kemasan sebelum barang diserahkan.

Pemeriksaan juga berguna ketika beberapa kardus memiliki ukuran dan tampilan serupa. Label nomor membantu petugas mengenali kemasan tanpa harus membuka semuanya untuk memastikan identitasnya.

Jika perusahaan menggunakan surat jalan atau dokumen pengiriman lainnya, pastikan jumlah total koli pada dokumen tersebut sesuai dengan daftar koli. Keduanya memiliki fungsi berbeda, tetapi informasi jumlah kemasan harus konsisten.

Sebagai referensi tambahan mengenai informasi yang biasa dicantumkan dalam packing list, Anda dapat membaca panduan Packing List dari International Trade Administration, U.S. Department of Commerce. Panduan tersebut dapat membantu pembaca memahami informasi kemasan yang diperlukan dalam kegiatan pengiriman.

Buat Daftar yang Mudah Dipakai Penerima

Daftar koli sebaiknya tidak hanya mudah dibuat oleh pengirim, tetapi juga mudah dipahami oleh orang yang menerima barang. Gunakan nama barang yang jelas, nomor berurutan, dan keterangan yang tidak menimbulkan tafsir berbeda.

Untuk kiriman yang dibagi ke beberapa departemen atau cabang, tambahkan informasi penerima per kelompok jika memang diperlukan. Dengan begitu, petugas bisa mengetahui kemasan mana yang harus diserahkan kepada bagian tertentu.

Simpan salinan daftar yang sudah diperiksa bersama dokumen pengiriman terkait. Jika jumlah atau isi barang saat diterima tidak sesuai, daftar tersebut dapat membantu kedua pihak mengidentifikasi kemasan yang perlu diperiksa lebih lanjut.

Dalam pengiriman banyak barang, daftar koli yang jelas membantu proses pemeriksaan menjadi lebih teratur. Hal terpenting bukan membuat tabel yang rumit, melainkan memastikan setiap kemasan memiliki identitas dan rincian yang sesuai dengan barang di dalamnya.

Jika perusahaan membutuhkan informasi mengenai layanan pengiriman barang, kunjungi website BJA Logistic untuk mengenal layanan yang tersedia dan mengonfirmasi kebutuhan pengiriman sesuai jenis barang serta kota tujuan.