Pertanyaan lebih baik kirim sedikit tapi sering atau sekaligus banyak sering muncul ketika perusahaan ingin mengatur pengiriman barang dengan lebih efisien. Mengirim dalam jumlah besar sekaligus memang bisa mengurangi frekuensi pengiriman, sedangkan pengiriman bertahap memberi perusahaan kesempatan menyesuaikan jumlah barang dengan kebutuhan. Pilihan yang tepat bergantung pada seberapa cepat barang digunakan, berapa banyak ruang penyimpanan yang tersedia, dan biaya yang harus ditanggung setelah barang tiba.
Ketika Kebutuhan Barang Berubah-ubah
Bayangkan sebuah perusahaan memasok perlengkapan ke beberapa cabang. Cabang A menggunakan barang dalam jumlah stabil setiap minggu, sementara cabang B baru membutuhkan stok tambahan ketika ada pesanan besar. Jika keduanya menerima barang dengan jadwal dan jumlah yang sama, salah satu cabang mungkin menumpuk persediaan, sedangkan cabang lainnya justru kekurangan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat pola pemakaian sebelum menentukan jadwal pengiriman. Catatan penjualan, pemakaian harian, dan waktu yang dibutuhkan untuk memesan ulang dapat membantu memperkirakan kapan stok perlu ditambah. Tidak perlu langsung menggunakan sistem yang rumit. Data sederhana yang dicatat secara konsisten sudah bisa menunjukkan kebiasaan kebutuhan barang dari waktu ke waktu.
Jangan Hanya Membandingkan Ongkos Kirim
Mengirim barang sekaligus banyak bisa mengurangi jumlah pengiriman, tetapi bukan berarti total biayanya pasti lebih rendah. Barang yang datang dalam jumlah besar membutuhkan ruang penyimpanan, tenaga untuk memindahkan stok, dan waktu untuk mengatur barang yang belum digunakan.
Sebaliknya, pengiriman dalam jumlah kecil membuat perusahaan lebih sering menyiapkan dan menerima kiriman. Jika setiap pengiriman membutuhkan proses administrasi, pemeriksaan, dan bongkar muat, aktivitas tersebut juga memerlukan waktu serta biaya.
Saat membandingkan lebih baik kirim sedikit tapi sering atau sekaligus banyak, perusahaan perlu menghitung biaya pengiriman bersama biaya penyimpanan dan penanganan barang.
Sebelum memutuskan pola yang akan digunakan, hitung pengeluaran dari awal sampai barang siap dipakai. Bandingkan ongkos angkut, biaya penanganan, kebutuhan gudang, dan kemungkinan barang tidak tersedia saat dibutuhkan. Perusahaan juga bisa membaca panduan cara menekan biaya pengiriman untuk memahami aspek biaya yang perlu diperhatikan.
Pertimbangkan Ruang Gudang dan Dana yang Tersedia
Kapasitas gudang sering kali menentukan berapa banyak barang yang bisa diterima dalam satu waktu. Perusahaan dengan ruang penyimpanan terbatas mungkin kesulitan jika beberapa kiriman besar datang bersamaan. Barang bisa memenuhi area kerja dan membuat proses pengambilan stok menjadi kurang praktis.
Persediaan dalam jumlah besar juga dapat membuat dana perusahaan tertahan lebih lama. Uang yang digunakan untuk membeli stok belum tentu bisa segera kembali menjadi pemasukan, terutama jika barang baru digunakan atau terjual dalam beberapa minggu berikutnya.
Di sisi lain, mengirim barang sedikit demi sedikit juga perlu perhitungan. Jika frekuensi pengiriman terlalu tinggi, pengeluaran operasional bisa bertambah. Jadi, perusahaan perlu mencari jumlah yang masih nyaman ditampung tanpa membuat persediaan terlalu cepat habis.
Jenis Barang Juga Menentukan Pilihan
Tidak semua barang cocok diperlakukan dengan cara yang sama. Bahan baku yang digunakan setiap hari, misalnya, membutuhkan ketersediaan yang lebih teratur agar proses produksi tidak berhenti. Sementara itu, perlengkapan untuk pembukaan kantor baru mungkin lebih praktis dikirim sekaligus karena jumlah dan waktu penggunaannya sudah diketahui.
Barang yang memerlukan penanganan khusus atau ruang penyimpanan tertentu juga perlu dipertimbangkan secara terpisah. Mengirim terlalu banyak dalam satu waktu bisa menambah beban penyimpanan, sedangkan mengirim terlalu sedikit berisiko membuat kegiatan operasional terganggu sebelum kiriman berikutnya tiba.
Untuk menentukan lebih baik kirim sedikit tapi sering atau sekaligus banyak, perusahaan perlu melihat dampak dari kedua pilihan tersebut terhadap kegiatan sehari-hari. Jangan hanya berpatokan pada jumlah barang atau ongkos pengiriman; pertimbangkan juga apa yang terjadi jika stok menumpuk atau justru habis lebih cepat dari perkiraan.
Coba dalam Skala Kecil Sebelum Mengubah Jadwal
Perubahan pola pengiriman tidak harus langsung diterapkan ke seluruh cabang. Perusahaan bisa mencobanya pada satu jenis barang atau satu lokasi terlebih dahulu, kemudian membandingkan hasilnya dengan pola yang selama ini digunakan.
Catat berapa kali pengiriman dilakukan, berapa banyak stok yang tersisa, berapa biaya yang dikeluarkan, dan apakah pernah terjadi kekurangan barang. Minta juga masukan dari petugas di lokasi penerima. Mereka bisa menjelaskan apakah jumlah barang yang datang terlalu banyak, sulit disimpan, atau justru belum cukup untuk memenuhi kebutuhan.
Setelah periode uji coba selesai, bandingkan hasilnya dengan kondisi sebelumnya. Jika pengiriman lebih jarang ternyata membuat stok menumpuk, jumlah kiriman mungkin perlu dikurangi. Sebaliknya, jika pengiriman terlalu sering menyita waktu dan biaya, perusahaan bisa mempertimbangkan jumlah yang lebih besar untuk setiap pengiriman.
Tentukan Jadwal Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Setelah pola pemakaian dan biaya mulai terlihat, perusahaan dapat menyusun jadwal yang lebih sesuai untuk setiap lokasi. Cabang yang memiliki gudang luas dan kebutuhan stabil belum tentu memerlukan pola yang sama dengan cabang kecil yang ruang penyimpanannya terbatas.
Pertimbangan mengenai kelancaran distribusi juga berkaitan dengan konektivitas transportasi. Perusahaan dapat membaca informasi dari Kementerian Perhubungan tentang konektivitas transportasi dan kelancaran distribusi logistik sebagai referensi tambahan mengenai peran transportasi dalam mendukung distribusi barang.
Jika barang dikirim ke beberapa wilayah, perhatikan juga waktu persiapan dan jadwal layanan pada masing-masing tujuan. Jangan menetapkan jadwal hanya berdasarkan kapan stok diperkirakan habis; beri ruang untuk proses pemesanan, persiapan barang, dan perjalanan pengiriman. Informasi mengenai layanan dan cakupan tujuan dapat dilihat melalui situs resmi BJA Logistic.
Pada akhirnya, lebih baik kirim sedikit tapi sering atau sekaligus banyak perlu diputuskan berdasarkan kondisi bisnis, bukan sekadar kebiasaan. Perusahaan yang rutin mengevaluasi pemakaian stok, biaya, dan kapasitas penyimpanan akan lebih mudah menemukan pola yang sesuai. Jika kebutuhan berubah, jadwalnya pun dapat disesuaikan tanpa harus mengubah seluruh sistem sekaligus