Menyiapkan dokumen pengiriman untuk barang perusahaan perlu dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut. Langkah ini membantu perusahaan memastikan informasi barang, identitas penerima, dan tujuan pengiriman tercatat dengan benar sejak awal. Jika beberapa bagian terlibat, seperti gudang, pembelian, dan operasional, pemeriksaan dokumen juga membantu mencegah perbedaan data yang bisa memperlambat proses administrasi.
Dokumen pengiriman sering dianggap sebagai urusan administrasi yang bisa diselesaikan menjelang barang berangkat. Padahal, ketika beberapa bagian perusahaan terlibat, informasi yang tidak sinkron bisa membuat dokumen harus diperiksa dan diperbaiki kembali.
Mulai dari Menentukan Dokumen yang Dibutuhkan
Tidak semua pengiriman menggunakan susunan dokumen yang sama. Kebutuhannya dapat bergantung pada jenis barang, tujuan, moda transportasi, serta prosedur internal perusahaan. Karena itu, jangan langsung menggunakan satu daftar dokumen untuk semua pengiriman tanpa memeriksa kebutuhan masing-masing.
Untuk pengiriman barang operasional atau distribusi antarcabang, perusahaan dapat memulai dengan memeriksa beberapa dokumen berikut:
- Surat jalan atau dokumen pengantar barang, sesuai prosedur perusahaan.
- Daftar barang, terutama jika kiriman terdiri dari banyak jenis atau unit.
- Dokumen pesanan atau permintaan barang, jika pengiriman berkaitan dengan pembelian atau pemindahan stok.
- Dokumen transaksi, apabila diperlukan untuk mendukung pencatatan internal.
- Dokumen khusus, jika jenis barang atau ketentuan pengangkutannya mensyaratkan dokumen tambahan.
Daftar tersebut merupakan panduan pemeriksaan awal, bukan ketentuan bahwa semua dokumen wajib tersedia untuk setiap pengiriman. Perusahaan sebaiknya memastikan persyaratan yang berlaku sesuai situasi pengirimannya.
Samakan Data dari Bagian yang Berbeda
Salah satu sumber masalah administrasi adalah data yang dibuat oleh beberapa bagian tanpa pemeriksaan silang. Bagian pembelian mungkin menggunakan nama barang sesuai pesanan, sementara gudang mencatatnya dengan nama berbeda. Keduanya bisa merujuk pada barang yang sama, tetapi perbedaan istilah dapat menyulitkan pemeriksaan.
Sebelum dokumen diterbitkan, tentukan data acuan yang digunakan bersama. Informasi yang perlu diperiksa antara lain:
- Nama atau deskripsi barang.
- Jumlah unit dan jumlah kemasan.
- Identitas pengirim serta penerima.
- Alamat asal dan tujuan.
- Nomor referensi pesanan atau permintaan internal, jika ada.
- Tanggal dokumen dan rencana pengiriman.
Gunakan penamaan yang konsisten, khususnya untuk barang yang memiliki kode produk atau nomor inventaris. Jika ada perubahan jumlah atau tujuan, perbarui dokumen yang berkaitan agar bagian lain tidak menggunakan informasi lama.
Terapkan Persetujuan Sebelum Dokumen Diterbitkan
Dokumen yang lengkap belum tentu siap digunakan jika belum mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Pada perusahaan dengan alur kerja formal, bagian gudang mungkin menyiapkan rincian barang, sedangkan bagian operasional atau penanggung jawab unit memeriksa tujuan dan kebutuhan pengiriman.
Agar alurnya tidak membingungkan, tentukan siapa yang mengisi, memeriksa, dan menyetujui dokumen. Untuk pengiriman rutin, perusahaan bisa menggunakan daftar pemeriksaan singkat sebelum dokumen diterbitkan.
Sebagai contoh, staf gudang memeriksa jumlah barang, bagian administrasi mencocokkan data penerima, lalu penanggung jawab memberikan persetujuan sesuai prosedur internal. Dengan pembagian tugas yang jelas, koreksi dapat dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut.
Bedakan Dokumen Draf dan Dokumen Final
Perubahan informasi menjelang pengiriman bisa terjadi, misalnya karena jumlah barang berubah atau penerima meminta penyesuaian alamat. Masalah muncul ketika versi lama masih digunakan oleh bagian lain.
Untuk menyiapkan dokumen pengiriman untuk barang perusahaan secara lebih tertib, gunakan penanda status yang mudah dipahami, seperti Draf, Menunggu Persetujuan, dan Final. Jika dokumen diperbarui, cantumkan tanggal revisi atau nomor versi sesuai sistem yang digunakan perusahaan.
Simpan dokumen final di lokasi yang bisa diakses oleh pihak terkait. Hindari mengandalkan lampiran pesan yang tersebar di banyak percakapan tanpa penamaan yang jelas. Cara ini membantu tim menemukan versi yang benar saat perlu memeriksa kembali informasi pengiriman.
Perhatikan Dokumen dari Pihak Pengangkut
Dokumen internal perusahaan tidak selalu sama dengan dokumen yang disiapkan oleh penyedia jasa angkutan. Masing-masing dapat memiliki fungsi dan pihak penerbit yang berbeda. Karena itu, perusahaan perlu mengetahui dokumen apa yang harus disiapkan sendiri dan dokumen apa yang akan diterbitkan atau dikonfirmasi oleh pihak pengangkut.
Dengan menyiapkan dokumen pengiriman untuk barang perusahaan secara teratur, tim administrasi dapat membedakan dokumen internal dari dokumen yang perlu disiapkan atau diterbitkan oleh pihak pengangkut.
Sebagai referensi, perusahaan dapat membaca ketentuan mengenai penyelenggaraan angkutan barang di JDIH BPK. Periksa status dan ketentuan yang berlaku sebelum menjadikannya dasar prosedur, karena peraturan dapat mengalami perubahan.
Untuk memahami salah satu dokumen yang sering digunakan dalam proses distribusi, baca juga artikel BJA Logistic tentang surat jalan dalam pengiriman barang. Referensi ini dapat membantu membedakan fungsi surat jalan dari dokumen lain yang mungkin diperlukan dalam proses pengiriman.
Simpan Arsip agar Mudah Ditelusuri
Setelah barang diberangkatkan, pekerjaan administrasi belum tentu selesai. Dokumen mungkin masih diperlukan ketika bagian keuangan melakukan pencatatan, penerima mengonfirmasi barang, atau tim operasional menelusuri pengiriman sebelumnya.
Dengan menyiapkan dokumen pengiriman untuk barang perusahaan secara konsisten, tim dapat menelusuri riwayat pengiriman saat diperlukan untuk pemeriksaan administrasi.
Gunakan sistem pengarsipan yang sesuai dengan skala perusahaan. Untuk pengiriman yang jumlahnya masih terbatas, folder digital dengan penamaan konsisten bisa menjadi langkah awal. Perusahaan yang menangani banyak pengiriman dapat menggunakan nomor referensi atau sistem pencatatan internal agar dokumen lebih mudah dicari.
Pastikan arsip mencakup versi final dan revisi yang relevan, bukan hanya draf yang sudah tidak digunakan. Batasi akses terhadap dokumen yang memuat informasi bisnis atau data kontak sesuai kebijakan perusahaan. Dengan begitu, arsip tidak hanya tersimpan, tetapi juga tetap teratur dan dapat digunakan ketika diperlukan.
Buat Prosedur yang Bisa Diikuti Semua Bagian
Prosedur administrasi akan lebih berguna jika mudah dipahami oleh orang yang menjalankannya. Tidak perlu membuat formulir panjang apabila pengiriman perusahaan relatif sederhana. Mulailah dengan urutan kerja yang jelas: menentukan kebutuhan dokumen, memeriksa sumber data, meminta persetujuan, menerbitkan versi final, menyerahkan dokumen yang diperlukan, lalu menyimpan arsip.
Tinjau prosedur tersebut ketika ada perubahan alur kerja, jenis pengiriman, atau kebutuhan administrasi. Untuk pengiriman dengan persyaratan khusus, mintalah konfirmasi sebelum dokumen diterbitkan agar perusahaan tidak hanya mengandalkan kebiasaan dari pengiriman sebelumnya.
Jika perusahaan membutuhkan layanan pengiriman cargo, informasi mengenai jenis barang, tujuan, serta dokumen yang sudah tersedia dapat disampaikan saat konsultasi. Kunjungi website BJA Logistic untuk mengenal layanan pengiriman yang tersedia dan menanyakan kebutuhan sesuai rencana pengiriman perusahaan.
Bagi perusahaan yang ingin mengatur administrasi pengiriman dengan lebih tertib, kebiasaan memeriksa data, meminta persetujuan, dan menyimpan versi final dapat menjadi langkah awal yang bermanfaat. Dengan prosedur yang konsisten, dokumen lebih mudah ditelusuri ketika diperlukan oleh bagian operasional maupun administrasi