Prosedur Pengiriman barang adalah salah satu tahap paling penting dalam rantai pasok (supply chain). Baik dalam bisnis skala besar maupun usaha kecil, memastikan barang sampai ke tangan customer dengan aman dan tepat waktu adalah kunci kepuasan pelanggan.
1. Proses Awal: Pemesanan Barang
Semua pengiriman dimulai dengan pesanan. Customer melakukan pemesanan melalui berbagai saluran, seperti:
- Website e-commerce (Shopee, Tokopedia, dll.)
- Marketplace B2B
- Pemesanan langsung melalui WhatsApp atau email
- Sistem ERP atau aplikasi perusahaan bagi bisnis yang lebih besar
Setelah pesanan masuk, tim administrasi atau sistem otomatis akan memprosesnya dan mengonfirmasi detail pesanan, seperti jumlah barang, metode pembayaran, dan alamat pengiriman.
2. Persiapan Barang di Gudang
Setelah pesanan dikonfirmasi, saatnya menyiapkan barang di gudang. Proses ini mencakup:
- Pengecekan stok: Apakah barang tersedia atau perlu diproduksi terlebih dahulu?
- Picking & Packing: Tim gudang akan mengambil barang yang dipesan (picking) dan mengemasnya (packing) dengan aman agar tidak rusak dalam perjalanan.
- Pemberian Label: Barang diberi label sesuai dengan identifikasi pesanan agar mudah dilacak.
- Dokumentasi: Dokumen seperti faktur, packing list, dan dokumen bea cukai (untuk pengiriman internasional) disiapkan.
Proses ini harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari kesalahan pengiriman yang bisa menyebabkan keluhan pelanggan.
3. Pemilihan Jasa Pengiriman
Setelah barang siap, langkah selanjutnya adalah memilih jasa ekspedisi yang sesuai. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
- Kecepatan Pengiriman: Apakah customer menginginkan pengiriman ekspres atau reguler?
- Jenis Barang: Barang berharga, mudah pecah, atau ukuran besar mungkin memerlukan layanan khusus.
- Tujuan Pengiriman: Pengiriman dalam kota, antar kota, atau internasional memiliki opsi berbeda.
- Biaya Pengiriman: Pastikan biaya sesuai dengan anggaran dan ekspektasi pelanggan.
Beberapa opsi pengiriman yang populer di Indonesia antara lain JNE, J&T, SiCepat, TIKI, Pos Indonesia, hingga layanan kargo seperti Deliveree dan Lalamove.
4. Pengiriman Barang ke Kurir atau Ekspedisi
Setelah ekspedisi dipilih, barang dikirim ke lokasi ekspedisi atau dijemput oleh kurir. Ada beberapa metode pengiriman barang ke ekspedisi:
- Drop-off: Barang diantar langsung ke kantor ekspedisi.
- Pickup Service: Kurir datang ke gudang atau toko untuk mengambil barang.
- Fleet Internal: Untuk bisnis besar, mereka memiliki armada sendiri untuk mengantar ke hub ekspedisi utama.
Pada tahap ini, pastikan barang diberi resi dan sistem tracking agar bisa dipantau oleh customer.
5. Proses Pengiriman oleh Ekspedisi
Setelah barang masuk ke sistem ekspedisi, proses selanjutnya melibatkan:
- Sortir Barang
- Barang dikategorikan berdasarkan tujuan pengiriman dan metode pengiriman (darat, laut, udara).
- Biasanya, barang disortir di pusat distribusi atau warehouse ekspedisi.
- Pengangkutan ke Tujuan
- Barang dikirim sesuai jalur yang telah ditentukan (truk, kapal, pesawat).
- Jika tujuan jauh, barang mungkin melewati beberapa titik distribusi sebelum sampai di lokasi akhir.
- Tracking dan Monitoring
- Sistem pelacakan memungkinkan customer dan penjual memantau status pengiriman secara real-time.
6. Barang Sampai di Kota Tujuan
Saat barang tiba di kota tujuan, ekspedisi akan kembali menyortir barang sesuai area pengiriman dan mengirimkan ke kurir lokal yang bertugas mengantar ke alamat customer.
Pada tahap ini, ekspedisi biasanya akan mengirimkan notifikasi kepada customer bahwa barang sedang dalam perjalanan ke alamat tujuan. Notifikasi ini bisa berupa SMS, email, atau update di aplikasi e-commerce.
7. Pengantaran ke Customer
Langkah terakhir adalah pengiriman barang langsung ke customer. Kurir akan mengantarkan barang sesuai dengan alamat yang tertera. Ada beberapa metode yang digunakan:
- Pengantaran langsung: Kurir mengantarkan ke alamat dan meminta tanda tangan penerima.
- Pengantaran dengan sistem COD (Cash on Delivery): Customer membayar barang langsung ke kurir saat menerima barang.
- Pengantaran dengan sistem loker atau titik pengambilan: Beberapa layanan menyediakan opsi untuk mengambil barang di lokasi tertentu.
Jika customer tidak ada di tempat, kurir biasanya akan mencoba menghubungi atau menjadwalkan ulang pengiriman.
8. Konfirmasi Penerimaan dan Review Customer
Setelah barang diterima, customer biasanya akan:
- Memeriksa kondisi barang apakah sesuai pesanan dan tidak rusak.
- Mengonfirmasi penerimaan barang di platform e-commerce atau kepada penjual langsung.
- Memberikan review dan rating yang membantu penjual meningkatkan layanan mereka di masa depan.
Review dan rating sangat penting karena dapat meningkatkan kepercayaan customer lain dan membantu bisnis berkembang. Jadi, jangan lupa minta review ya!
Tips agar Proses Pengiriman Lebih Efektif dan Aman
- Gunakan kemasan yang kuat dan sesuai jenis barang untuk menghindari kerusakan.
- Pastikan alamat pengiriman jelas dan lengkap agar barang tidak nyasar.
- Gunakan layanan asuransi untuk barang berharga tinggi agar lebih aman.
- Pantau tracking secara berkala dan berikan update kepada customer.
- Siapkan kebijakan retur yang jelas jika terjadi kesalahan atau barang rusak.
Prosedur pengiriman barang dari produsen ke customer ternyata cukup panjang, ya! Namun, jika semua tahapan dilakukan dengan baik, pengiriman bisa berjalan lancar dan customer akan merasa puas dengan layanan yang diberikan. Dengan mengikuti prosedur yang tepat dan memilih ekspedisi yang sesuai, bisnis bisa berkembang pesat dan mendapatkan loyalitas pelanggan.
