Apa Itu Koli dalam Pengiriman Barang? Pengertian, Fungsi, dan Cara Menghitungnya

Kalau kamu pernah mengirim barang lewat jasa ekspedisi atau perusahaan logistik, kemungkinan besar kamu pernah melihat istilah koli di resi.

Misalnya tertulis:

Jumlah koli: 3

Tapi sebenarnya apa yang dimaksud dengan koli? Apakah koli menunjukkan berat barang, ukuran paket, atau jumlah barang yang dikirim?

Jawabannya sederhana: koli menunjukkan jumlah kemasan atau unit fisik dalam satu pengiriman.

Apa Itu Koli?

Dalam pengiriman barang, koli adalah satuan untuk menghitung jumlah paket atau kemasan fisik yang dikirim secara terpisah.

Jadi, koli bukan satuan berat dan bukan pula satuan volume.

Contohnya:

1. 1 kardus = 1 koli
2. 3 kardus = 3 koli
3. 2 karung = 2 koli
4. 1 peti kayu = 1 koli

Misalnya kamu mengirim lima kardus yang masing-masing berisi beberapa produk. Jika kelima kardus tersebut dikirim sebagai kemasan terpisah, maka jumlahnya adalah 5 koli, meskipun isi di dalamnya mencapai puluhan atau ratusan barang.

Istilah koli sendiri berkaitan dengan kata collo/colli, yang digunakan dalam perdagangan dan pengiriman untuk menyebut unit atau kemasan barang.

Apa Bedanya Koli dengan Berat?

Koli dan berat adalah dua informasi yang berbeda.

Koli menunjukkan jumlah kemasan, sedangkan berat menunjukkan bobot barang.

Contohnya:

Dari contoh tersebut terlihat bahwa 1 koli tidak memiliki berat tertentu. Satu koli bisa saja hanya beberapa ratus gram atau puluhan kilogram, tergantung barang dan kemasannya.

Dalam perhitungan ongkos kirim, ekspedisi biasanya menggunakan berat aktual atau berat volumetrik, sesuai ketentuan layanan yang digunakan.

Jadi, jangan menganggap jumlah koli sebagai dasar langsung untuk menentukan ongkos kirim.

Kenapa Jumlah Koli Penting?

Mungkin terlihat sederhana, tetapi jumlah koli cukup penting dalam proses pengiriman. Informasi ini digunakan sejak barang diterima oleh ekspedisi sampai kiriman tiba di tangan penerima.

1. Memudahkan Pengecekan Barang

Jumlah koli membantu petugas mengetahui berapa banyak unit fisik yang harus diproses.

Misalnya pada resi tercatat 5 koli, tetapi saat pemeriksaan hanya ditemukan 4 paket. Perbedaan tersebut bisa segera diketahui sebelum barang diteruskan.

2. Memudahkan Penerima Saat Menerima Barang

Jumlah koli juga berguna bagi penerima.

Jika resi mencatat 3 koli, penerima sebaiknya memastikan tiga paket fisik memang sudah diterima.

Kalau baru dua paket yang datang, sebaiknya jangan langsung menganggap pengiriman sudah lengkap. Periksa status kiriman dan tanyakan kepada pihak ekspedisi jika ada koli yang belum diterima.

3. Membantu Pengelolaan Gudang

Di gudang, jumlah koli digunakan untuk membantu proses penerimaan, penyortiran, penyimpanan, hingga pengiriman kembali.

Petugas tidak perlu langsung menghitung seluruh isi setiap kardus. Mereka dapat mencocokkan jumlah kemasan dengan data yang tercatat di sistem.

4. Memudahkan Tracking

Setiap koli biasanya memiliki label atau identitas pengiriman. Dalam sistem logistik, label tersebut dapat dilengkapi barcode, nomor resi, atau kode lainnya.

Data tersebut membantu petugas mengetahui posisi dan status paket selama proses pengiriman.

5. Membantu Proses Klaim

Jika terjadi kehilangan atau kerusakan, jumlah koli dapat menjadi salah satu data yang digunakan untuk memeriksa kiriman.

Misalnya dokumen pengiriman mencatat 10 koli, tetapi hanya 9 yang sampai. Data tersebut dapat membantu proses pengecekan dan penelusuran.

Bentuk Kemasan yang Bisa Disebut Koli

Koli tidak selalu berbentuk kardus. Selama kemasan tersebut menjadi satu unit fisik yang terpisah dan dicatat sebagai satu unit kiriman, kemasan tersebut dapat dihitung sebagai koli.

Contohnya:

1. Kardus
2. Karung
3. Peti kayu
4. Drum
5. Palet
6. Koper atau kemasan tertentu
7. Kemasan lain yang diperlakukan sebagai satu unit pengiriman

Namun, cara pencatatan tetap dapat berbeda tergantung sistem dan ketentuan perusahaan logistik yang digunakan.

Koli, Paket, dan Item Itu Berbeda

Istilah koli, paket, dan item sering dianggap sama, padahal penggunaannya bisa berbeda.

Koli mengacu pada unit kemasan fisik.

Paket biasanya digunakan untuk menyebut kiriman yang dikirim dari pengirim ke penerima.

Sementara item mengacu pada barang atau produk yang berada di dalam kemasan.

Contohnya kamu mengirim:

1. 2 kardus
2. Kardus pertama berisi 10 botol
3. Kardus kedua berisi 5 botol

Maka:

2 koli = 15 item

Jadi, jumlah koli tidak selalu sama dengan jumlah barang di dalam paket.

Perbedaan ini penting ketika menyiapkan invoice, packing list, dokumen pengiriman, atau dokumen ekspor-impor.

Bagaimana Koli Dicatat dalam Sistem Logistik?

Dalam sistem logistik, setiap koli biasanya dicatat ketika barang diterima.

Data yang dapat digunakan antara lain:

1. Jumlah koli
2. Nomor resi
3. Berat barang
4. Dimensi
5. Jenis kemasan
6. Barcode atau label pengiriman
7. Data penerima dan pengirim

Setelah barang masuk ke gudang, data tersebut digunakan untuk proses sortir dan pengiriman ke tujuan berikutnya.

Untuk pengiriman dalam jumlah banyak, pencatatan per koli menjadi semakin penting karena jumlah paket yang harus ditangani juga semakin besar.

Kapan Barang Perlu Dipisah Menjadi Beberapa Koli?

Tidak semua barang harus dikemas dalam satu koli.

Pemisahan dapat dilakukan ketika barang memiliki ukuran terlalu besar, berat yang berbeda, karakteristik yang berbeda, atau membutuhkan perlakuan khusus.

Contohnya, sebuah perusahaan mengirim 10 unit mesin. Karena ukuran dan beratnya cukup besar, setiap mesin mungkin dikemas sebagai satu unit tersendiri.

Hasilnya:

10 mesin = 10 koli

Pemisahan seperti ini juga dapat memudahkan proses bongkar muat, penataan di gudang, serta pengecekan barang saat diterima.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menghitung Koli

Beberapa kesalahan sederhana dapat membuat data pengiriman tidak sesuai dengan kondisi fisik barang.

Menganggap 1 Koli Sama dengan 1 Kg

Ini keliru.

Koli menunjukkan jumlah kemasan, sedangkan kilogram menunjukkan berat.

Satu koli bisa memiliki berat 1 kg, 10 kg, bahkan lebih, tergantung isi dan kemasannya.

Tidak Mencocokkan Jumlah Koli Saat Barang Datang

Jika dokumen mencatat 4 koli, pastikan jumlah fisik yang diterima juga 4.

Jika jumlahnya berbeda, segera lakukan pengecekan sebelum barang dinyatakan lengkap.

Salah Mengisi Jumlah Koli

Saat membuat data pengiriman, jumlah koli harus sesuai dengan jumlah kemasan fisik.

Misalnya ada lima kardus terpisah, tetapi hanya ditulis satu koli. Data tersebut dapat menyulitkan proses pengecekan di gudang maupun saat barang diterima.

Tidak Memberi Identitas pada Setiap Koli

Untuk pengiriman beberapa koli, setiap kemasan sebaiknya memiliki label atau identitas yang jelas sesuai ketentuan jasa logistik.

Hal ini membantu petugas mengenali paket dan mengurangi risiko barang tertukar.

Tips Menyiapkan Barang dalam Beberapa Koli

Kalau satu pengiriman terdiri dari beberapa koli, ada beberapa hal sederhana yang sebaiknya diperhatikan:

1. Gunakan kemasan yang sesuai dengan karakter barang.
2. Pastikan setiap koli tertutup dan tidak mudah terbuka.
3. Gunakan label pengiriman sesuai ketentuan ekspedisi.
4. Catat jumlah koli sebelum barang diserahkan kepada pihak logistik.
5. Foto kondisi kemasan sebelum dikirim, terutama untuk barang bernilai tinggi.
6. Pastikan jumlah koli sesuai dengan data pada resi atau dokumen pengiriman.
7. Gunakan perlindungan tambahan untuk barang yang mudah rusak atau pecah.

Koli adalah satuan untuk menunjukkan jumlah unit atau kemasan fisik dalam sebuah pengiriman. Koli berbeda dengan berat dan volume karena tidak menunjukkan seberapa berat atau besar barang tersebut.

Memahami jumlah koli penting bagi pengirim, penerima, gudang, maupun perusahaan logistik. Data ini membantu proses penerimaan, penyortiran, tracking, hingga pengecekan ketika barang tiba.

Jadi, kalau pada resi tertulis “3 koli”, artinya ada tiga unit kemasan fisik yang tercatat dalam pengiriman tersebut. Berat dan ukuran ketiganya bisa berbeda, tetapi masing-masing tetap dihitung sebagai satu koli selama diperlakukan sebagai satu unit kiriman.